Arbeitgeberkosten-Rechner 2026

Wie berechnen sich die Arbeitgeberkosten 2026?

Die Arbeitgeberkosten 2026 sind das Bruttogehalt plus die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung plus die Umlagen. Bei 4.000 Euro Monatsbrutto und einem KV-Zusatzbeitrag von 2,5 Prozent kommen 898 Euro obendrauf, sodass Sie als Arbeitgeber 4.898 Euro pro Monat und 58.776 Euro im Jahr aufwenden. Der Faktor auf das Brutto beträgt 1,2245.

Entscheidend ist der Unterschied zwischen Brutto und tatsächlichen Personalkosten. Was auf der Gehaltsabrechnung als Bruttolohn steht, ist nicht das, was ein Mitarbeiter Sie kostet. Der Arbeitgeber zahlt die Hälfte der Sozialversicherungsbeiträge zusätzlich zum Brutto und trägt Umlagen sowie die gesetzliche Unfallversicherung allein. Diese Beträge nennt man den „Arbeitgeberanteil“, weil sie das Nettogehalt des Mitarbeiters nicht mindern, sondern das Budget des Betriebs belasten.

Der Rechner oben nutzt genau diese Kette. Er multipliziert Ihr Monatsbrutto mit den Beitragssätzen der Arbeitgeberanteile, addiert eine Pauschale für die Umlagen und weist die gesamten Kosten pro Monat und pro Jahr aus. Wie viel von diesem Brutto beim Mitarbeiter netto ankommt, zeigt Ihnen parallel der Brutto-Netto-Rechner.

Merken Sie sich die Grundregel: Der Bruttolohn ist nur ein Teil der Rechnung. Aus Sicht des Betriebs zählt der Arbeitgeberbruttolohn, also Brutto plus Arbeitgeberanteile. Diese Kennzahl brauchen Sie für die Stundenkalkulation, für Angebote und für die Frage, ob eine Neueinstellung sich trägt. Wer nur mit dem Brutto plant, unterschätzt die Personalkosten um rund ein Fünftel.

Welche Arbeitgeberanteile trägt der Arbeitgeber 2026?

Der Arbeitgeber trägt 2026 vier Sozialversicherungsanteile: 9,3 Prozent Rentenversicherung, 1,3 Prozent Arbeitslosenversicherung, 7,3 Prozent Krankenversicherung plus die Hälfte des KV-Zusatzbeitrags und 1,8 Prozent Pflegeversicherung. Bei 4.000 Euro Brutto und 2,5 Prozent Zusatzbeitrag summieren sich allein diese Anteile auf 838 Euro im Monat.

Die vier großen Zweige der Sozialversicherung werden grundsätzlich je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Für die Rentenversicherung schreibt das Gesetz ausdrücklich vor, dass Arbeitgeber und Beschäftigte den Beitrag „je zur Hälfte“ tragen (§ 168 SGB VI). Für die Arbeitslosenversicherung gilt dieselbe hälftige Teilung nach § 346 SGB III, und für die Krankenversicherung regelt es § 249 SGB V.

Beim KV-Zusatzbeitrag ist ein Detail wichtig: Jede Krankenkasse legt ihn selbst fest, und auch er wird seit 2019 zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt. Bei einem Zusatzbeitrag von 2,5 Prozent zahlt der Arbeitgeber davon die Hälfte, also 1,25 Prozent. Der Arbeitgeberanteil zur Krankenversicherung liegt damit bei 7,3 plus 1,25 gleich 8,55 Prozent. Die folgende Tabelle zeigt alle Sätze und die Beträge für 4.000 Euro Brutto.

Die 22,45 Prozent sind ein Richtwert für einen typischen Fall mit 2,5 Prozent Zusatzbeitrag. Verändert die Krankenkasse ihren Zusatzbeitrag, verschiebt sich der Krankenversicherungsanteil und damit der Gesamtfaktor. Deshalb können Sie den Zusatzbeitrag im Rechner oben frei eingeben.

Was sind die Umlagen U1, U2 und U3?

Die Umlagen sind Zusatzbeiträge, die der Arbeitgeber allein trägt und die nicht auf dem Nettogehalt des Mitarbeiters erscheinen. Es gibt drei: die Umlage U1 für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, die Umlage U2 für Mutterschaftsleistungen und die Insolvenzgeldumlage U3. Im Rechner sind sie pauschal mit 1,5 Prozent des Bruttos angesetzt, im Beispiel also 60 Euro im Monat.

Die Umlagen U1 und U2 sind im Aufwendungsausgleichsgesetz geregelt. Die Beitragssätze legen die Krankenkassen in ihren Satzungen fest, und die Umlage bemisst sich nach dem Arbeitsentgelt der Beschäftigten (§ 7 AAG). Wichtig ist der Unterschied im Anwendungsbereich: An der U1 nehmen nur Betriebe mit in der Regel bis zu 30 Beschäftigten teil, die U2 gilt dagegen für alle Betriebe unabhängig von der Größe.

Die U1 erstattet dem kleinen Betrieb einen Teil der Lohnfortzahlung, wenn ein Mitarbeiter krank wird, und federt so das Kostenrisiko ab. Die U2 erstattet Arbeitgebern den Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld und das während eines Beschäftigungsverbots weitergezahlte Entgelt zu 100 Prozent. Die Insolvenzgeldumlage U3 finanziert das Insolvenzgeld der Bundesagentur für Arbeit und ist von jedem Arbeitgeber zu zahlen.

Nicht in der Pauschale enthalten ist die gesetzliche Unfallversicherung. Deren Beiträge zahlt der Arbeitgeber ebenfalls allein an die zuständige Berufsgenossenschaft. Ihre Höhe hängt vom Gewerbezweig und der Gefahrenklasse ab und lässt sich nicht als ein einheitlicher Prozentsatz für alle Betriebe angeben. Rechnen Sie diesen Posten je nach Branche zusätzlich ein.

Die Umlagesätze der einzelnen Krankenkassen unterscheiden sich spürbar. Bei der U1 können Betriebe zudem oft zwischen mehreren Erstattungssätzen wählen: Ein höherer Umlagesatz bedeutet eine höhere Erstattung im Krankheitsfall, aber auch höhere laufende Kosten. Die pauschalen 1,5 Prozent im Rechner sind deshalb ein Mittelwert. Für eine genaue Kalkulation entnehmen Sie die Sätze U1, U2 und U3 dem Beitragssatzverzeichnis Ihrer Krankenkasse und tragen sie in Ihre Lohnabrechnung ein.

Rechenbeispiel: 4.000 Euro Monatsbrutto

Ein Mitarbeiter mit 4.000 Euro Monatsbrutto kostet den Arbeitgeber 2026 rund 4.898 Euro im Monat, also 898 Euro mehr als das Brutto. Über zwölf Monate sind das 58.776 Euro gegenüber 48.000 Euro Bruttojahresgehalt, ein Unterschied von 10.776 Euro. Der vollständige Rechenweg mit einem KV-Zusatzbeitrag von 2,5 Prozent:

Der Faktor 1,2245 ist die einfachste Kennzahl für Ihre Kalkulation. Jeder Euro Bruttolohn kostet Sie rund 1,22 Euro echte Personalkosten, solange das Gehalt unter der Beitragsbemessungsgrenze liegt. Wollen Sie einem Mitarbeiter 100 Euro mehr Brutto zahlen, planen Sie mit rund 122 Euro Mehrkosten. Wie sich eine Gehaltserhöhung auf das Netto des Mitarbeiters auswirkt, rechnet der Gehaltserhöhung-Rechner.

Wie sich der Faktor auf verschiedene Gehälter überträgt, zeigt die nächste Tabelle. Alle Werte gelten für einen Zusatzbeitrag von 2,5 Prozent und für Bruttolöhne unterhalb der Beitragsbemessungsgrenzen.

Bis zu welchem Gehalt steigen die Beiträge?

Sozialversicherungsbeiträge fallen 2026 nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze an. Für die Kranken- und Pflegeversicherung liegt sie bei 69.750 Euro im Jahr, also 5.812,50 Euro im Monat. Für die Renten- und Arbeitslosenversicherung liegt sie bei 101.400 Euro im Jahr, also 8.450 Euro im Monat. Oberhalb dieser Grenzen steigt der Beitrag nicht weiter.

Das dämpft den Faktor bei hohen Gehältern. Der Anteil an der Kranken- und Pflegeversicherung wächst nur bis 5.812,50 Euro Monatsbrutto mit, danach bleibt er konstant. Ein Mitarbeiter mit 10.000 Euro Brutto kostet den Arbeitgeber deshalb prozentual weniger als der Faktor 1,2245 nahelegt, weil die teuersten Beiträge gedeckelt sind. Die Grenzen stammen aus der Verordnung über die Sozialversicherungsrechengrößen 2026.

Der Rechner oben rechnet vereinfacht ohne Deckelung, also mit dem vollen Faktor auf das gesamte eingegebene Brutto. Für Gehälter unter 5.812,50 Euro im Monat stimmt das Ergebnis exakt. Für höhere Gehälter überschätzt der Rechner die Arbeitgeberkosten leicht, weil er die Beitragsbemessungsgrenzen nicht abschneidet. Das ist bewusst konservativ, damit Sie eher zu viel als zu wenig kalkulieren.

Ein Zahlenbeispiel macht den Effekt deutlich. Ein Mitarbeiter mit 7.000 Euro Monatsbrutto liegt über der Grenze für die Kranken- und Pflegeversicherung. Die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung wachsen nur bis 5.812,50 Euro mit, die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung noch bis 8.450 Euro. Der Arbeitgeberanteil steigt deshalb langsamer als das Brutto, und der effektive Faktor sinkt spürbar unter 1,2245. Für die exakte Zahl deckeln Sie die Krankenversicherungs- und Pflegeanteile bei 5.812,50 Euro.

Welche Sonderfälle und Fehler sind zu beachten?

Der häufigste Denkfehler ist, den Bruttolohn mit den Personalkosten gleichzusetzen. Wer bei 4.000 Euro Brutto mit 48.000 Euro Jahreskosten plant, verkalkuliert sich um 10.776 Euro, weil die Arbeitgeberanteile fehlen. Für jede seriöse Kalkulation gehört der Faktor 1,2245 auf das Brutto, plus die branchenabhängige Unfallversicherung.

Ein Sonderfall ist die Pflegeversicherung in Sachsen. Dort tragen die Beschäftigten einen höheren Anteil, weil ein Feiertag zum Ausgleich gestrichen wurde, sodass der Arbeitgeberanteil in Sachsen niedriger ausfällt als die im Rechner angesetzten 1,8 Prozent. Der Rechner bildet diese Landesbesonderheit nicht ab. Ebenfalls nicht enthalten ist der Beitragszuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung, den allein der Arbeitnehmer trägt.

Bei geringfügiger Beschäftigung gelten ganz andere Regeln. Für einen Minijob zahlt der Arbeitgeber Pauschalbeiträge statt der hälftigen Anteile, was der Minijob-Rechner abbildet. Im Übergangsbereich zwischen Minijob und voller Sozialversicherung sinkt der Arbeitnehmeranteil gleitend, während der Arbeitgeber den vollen Anteil trägt. Diesen Bereich rechnet der Midijob-Rechner.

Auch die Struktur des Gehalts beeinflusst die Kosten. Steuerfreie oder pauschal versteuerte Zusatzleistungen wie ein Zuschuss zum Jobticket, betriebliche Altersvorsorge per Entgeltumwandlung oder ein steuerfreier Sachbezug erhöhen die Bruttokosten geringer als eine reine Gehaltserhöhung, weil auf diese Bausteine oft keine oder reduzierte Sozialabgaben anfallen. Prüfen Sie deshalb vor jeder Gehaltsrunde, ob ein Teil der Erhöhung als abgabenbegünstigter Baustein sinnvoller ist als zusätzliches Brutto, das den vollen Faktor auslöst.

Beachten Sie schließlich, dass die Arbeitgeberkosten steuerlich Betriebsausgaben sind und den Gewinn mindern. Für Personengesellschaften und Einzelunternehmen wirkt das auf die Gewerbesteuer, die Sie mit dem Gewerbesteuer-Rechner ermitteln. Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sind für den Betrieb voll abziehbar und beim Arbeitnehmer steuerfrei, sie erhöhen also weder dessen Lohnsteuer noch dessen zu versteuerndes Einkommen.

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