Verpflegungsmehraufwand-Rechner 2026

Wie berechnet sich der Verpflegungsmehraufwand 2026?

Der Verpflegungsmehraufwand 2026 ist Zahl der vollen Reisetage mal 28 Euro plus Zahl der An-, Abreise- und Teiltage mal 14 Euro. 10 volle Tage mit 24 Stunden Abwesenheit und 20 Teiltage ergeben 560 Euro, die Sie als Werbungskosten in der Anlage N eintragen. Bei einem Grenzsteuersatz von rund 33 Prozent ist dieser Betrag etwa 187 Euro Steuer wert.

Die Verpflegungspauschale ist ein pauschaler Werbungskostenabzug für den Mehraufwand, der Ihnen bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit für Essen und Trinken entsteht. Sie müssen keine Belege sammeln. Maßgeblich ist allein die Dauer Ihrer Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Das Gesetz spricht von einer „Verpflegungspauschale“, die „zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen für Verpflegung“ anzusetzen ist (§ 9 Abs. 4a EStG).

Der Rechner oben nutzt genau diese Formel. Er multipliziert Ihre vollen Reisetage mit 28 Euro und Ihre Teiltage mit 14 Euro und bewertet die Summe mit dem Grenzsteuersatz, der sich aus Ihrem zu versteuernden Einkommen nach dem Tarif des § 32a EStG ergibt. Ihren persönlichen Grenzsteuersatz prüfen Sie parallel mit dem Einkommensteuer-Rechner.

Welche Verpflegungspauschalen gelten 2026 im Inland?

Im Inland gelten 2026 zwei Sätze: 28 Euro für jeden Kalendertag, an dem Sie volle 24 Stunden abwesend sind, und 14 Euro für den An- und den Abreisetag einer mehrtägigen Reise sowie für eintägige Auswärtstätigkeiten mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit. Diese Beträge stehen unverändert in § 9 Abs. 4a EStG.

Für den An- und Abreisetag gibt es eine Besonderheit: Hier kommt es nicht auf die Stundenzahl an. Sobald Sie auswärts übernachten, bekommen Sie für den Anreise- und den Abreisetag jeweils die vollen 14 Euro, selbst wenn Sie am Abreisetag nur zwei Stunden unterwegs waren. Nur bei eintägigen Reisen ohne Übernachtung gilt die 8-Stunden-Grenze.

Die Pauschale ist kalendertagbezogen. Reisen Sie über Mitternacht ohne Übernachtung, dürfen Sie die Abwesenheitszeiten beider Tage zusammenrechnen und den Betrag dem Tag mit der überwiegenden Abwesenheit zuordnen. So kommen auch Nachtschichten und lange Auslieferungsfahrten auf die 14 Euro, obwohl an keinem einzelnen Kalendertag 8 Stunden erreicht werden.

Wie kürzen vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten die Pauschale?

Stellt Ihnen der Arbeitgeber während der Reise eine Mahlzeit, wird die Pauschale gekürzt: das Frühstück um 20 Prozent, das Mittag- und das Abendessen um je 40 Prozent des vollen Tagessatzes von 28 Euro. Das sind 5,60 Euro für das Frühstück und je 11,20 Euro für Mittag- und Abendessen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).

Wichtig ist die feste Bemessungsgrundlage: Gekürzt wird immer vom 28-Euro-Satz, auch an einem An- oder Abreisetag, an dem Ihnen nur 14 Euro zustehen. Das Frühstück im Hotel kostet Sie also an einem vollen Tag 5,60 Euro von 28 Euro und an einem Anreisetag ebenfalls 5,60 Euro, dann aber von 14 Euro. Die Kürzung kann die Pauschale bis auf null aufzehren, ein negativer Betrag entsteht nie.

Beispiel für einen vollen Reisetag mit Vollpension: 28 Euro Pauschale minus 5,60 Euro Frühstück minus 11,20 Euro Mittagessen minus 11,20 Euro Abendessen ergeben 0 Euro. Beispiel für einen Anreisetag mit Hotelfrühstück am Folgetag: Der Zwischentag sinkt von 28 Euro auf 22,40 Euro. Das im Hotelpreis enthaltene Frühstück gilt dabei als vom Arbeitgeber gestellt, wenn dieser die Übernachtung bucht oder bezahlt.

Rechenbeispiel: 10 volle Tage, 20 Teiltage, 45.000 Euro Einkommen

Ein Arbeitnehmer mit 10 vollen Reisetagen, 20 An-, Abreise- und Teiltagen und 45.000 Euro zu versteuerndem Einkommen setzt 560 Euro Verpflegungsmehraufwand an. Sein Grenzsteuersatz beträgt nach dem Tarif 2026 rund 33 Prozent (genau 33,4 Prozent). Der volle Rechenweg:

Lesen Sie die letzte Zeile aufmerksam, denn hier steckt der häufigste Denkfehler. Die 187 Euro sind der Steuerwert der Pauschale nur dann, wenn Ihre gesamten Werbungskosten bereits über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro liegen (§ 9a Satz 1 Nr. 1a EStG). Diesen Pauschbetrag zieht das Finanzamt ohnehin ohne jeden Beleg ab.

Haben Sie außer den 560 Euro Verpflegung keine weiteren Werbungskosten, bleiben Sie mit 560 Euro unter der Schwelle von 1.230 Euro, und die Pauschale wirkt sich steuerlich nicht aus. Kombinieren Sie sie dagegen mit Fahrtkosten, der Pendlerpauschale, Fortbildung oder Arbeitsmitteln, hebt jeder Euro Verpflegungsmehraufwand Ihre Werbungskosten über die 1.230 Euro und wirkt voll. Welche Posten dazugehören, zeigt die Übersicht Was kann ich absetzen.

Was ist die Dreimonatsfrist bei der Verpflegungspauschale?

Die Verpflegungspauschale ist auf die ersten drei Monate derselben Auswärtstätigkeit an einem festen Tätigkeitsort begrenzt. Nach 90 Tagen an demselben auswärtigen Einsatzort entfällt der Abzug, selbst wenn Sie weiter dorthin fahren. Das Gesetz sagt: „beschränkt sich der pauschale Abzug nach Satz 3 auf die ersten drei Monate“ (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG).

Die Frist gilt je Auswärtstätigkeit am selben Ort. Ein neuer Auftrag an einem anderen Ort startet eine neue Dreimonatsfrist. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist ebenfalls neu beginnen, unabhängig vom Grund der Unterbrechung. Kürzere Pausen durch Urlaub oder Krankheit unterbrechen die Frist dagegen nicht, sie verlängern sie auch nicht.

Wer also fünf Monate am Stück beim selben Kunden im Einsatz ist, setzt die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate an. Für Fahrten zu wechselnden Kunden oder Baustellen greift die Frist nicht, weil dort keine dauerhafte Auswärtstätigkeit an einem Ort vorliegt. Fahrtätigkeiten wie im Speditions- oder Außendienst sind von der Dreimonatsfrist von vornherein ausgenommen.

Welche Verpflegungspauschalen gelten für Auslandsreisen?

Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium jährlich per BMF-Schreiben festlegt. Sie sind meist höher als die Inlandssätze und unterscheiden sich nach Land und teils nach Stadt. Für Tage mit 24 Stunden Abwesenheit gilt der volle Auslandstagegeldsatz, für An-, Abreise- und Teiltage jeweils 80 Prozent davon (BMF, Reisekosten).

Maßgeblich ist der Ort, den Sie vor Mitternacht Ortszeit zuletzt erreicht haben. Bei einer Flugreise gilt das Land der Landung, bei einer Schiffsreise der Satz für Luxemburg. Für Länder ohne eigenen Satz gilt der für Luxemburg festgelegte Betrag. Die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten funktioniert im Ausland genauso wie im Inland, allerdings bezogen auf den jeweiligen vollen Auslandstagessatz: Frühstück 20 Prozent, Mittag- und Abendessen je 40 Prozent.

Ein Beispiel: Für Paris beträgt der volle Tagessatz je nach BMF-Schreiben rund 58 Euro, der An- und Abreisesatz somit rund 39 Euro. Diese Werte ändern sich mit jedem neuen BMF-Schreiben, prüfen Sie deshalb vor jeder Reise die aktuelle Ländertabelle. Der Rechner oben bildet die Inlandssätze ab; für Auslandsreisen setzen Sie den passenden Ländersatz aus dem BMF-Schreiben ein.

Werbungskosten oder steuerfreie Erstattung: Was ist günstiger?

Sie haben zwei Wege: Entweder erstattet Ihnen der Arbeitgeber die Verpflegungspauschalen steuerfrei, oder Sie machen sie als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend. Beides zusammen für denselben Tag geht nicht. Die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber ist fast immer günstiger, weil Sie den vollen Betrag ohne Umweg über die 1.230-Euro-Schwelle erhalten.

Die steuerfreie Erstattung ist in § 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG geregelt: Der Arbeitgeber darf die gesetzlichen Verpflegungspauschalen steuer- und beitragsfrei auszahlen (§ 3 Nr. 16 EStG). Zahlt er mehr als die Pauschale, ist der übersteigende Teil steuerpflichtiger Arbeitslohn, den er bis zur doppelten Pauschale mit 25 Prozent pauschal versteuern kann.

Erstattet der Arbeitgeber nichts oder weniger als die Pauschale, tragen Sie den nicht erstatteten Rest als Werbungskosten in der Anlage N ein. Der Rechner oben zeigt den Werbungskostenweg. Bei einem Firmenwagen laufen die Reisekosten getrennt von der Ein-Prozent-Regelung, die der Firmenwagen-Rechner abbildet. Für Homeoffice-Tage gibt es keinen Verpflegungsmehraufwand, dort greift stattdessen die Tagespauschale aus dem Homeoffice-Pauschale-Rechner.

Welche Fehler kosten bei der Verpflegungspauschale Geld?

Der teuerste Fehler ist die vergessene Mahlzeitenkürzung. Wer die vollen 28 Euro ansetzt, obwohl das Hotelfrühstück im Übernachtungspreis enthalten war, riskiert eine Korrektur um 5,60 Euro je Tag. Das Finanzamt gleicht die Kürzung anhand der Reisekostenabrechnung ab, deshalb müssen gestellte Mahlzeiten sauber vermerkt sein.

Fehler zwei ist die verpasste Dreimonatsfrist: Nach 90 Tagen am selben Ort gibt es keine Pauschale mehr, ein weiterer Ansatz wird gestrichen. Fehler drei betrifft die An- und Abreisetage: Viele setzen dort nur 14 Euro an, wenn 8 Stunden erreicht sind. Bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung gibt es die 14 Euro jedoch ohne jede Zeitgrenze.

Fehler vier: die falsche Zuordnung bei Reisen über Mitternacht ohne Übernachtung. Hier werden die Abwesenheitszeiten beider Tage addiert und dem überwiegenden Tag zugeschlagen, nicht getrennt gezählt. Fehler fünf: den Verpflegungsmehraufwand mit der ersten Tätigkeitsstätte zu verwechseln. Für den täglichen Weg dorthin gibt es keine Verpflegungspauschale, sondern nur die Pendlerpauschale, weil keine Auswärtstätigkeit vorliegt.

<iframe id="steuergenau-verpflegungsmehraufwand-rechner" src="https://www.steuergenau.de/embed/verpflegungsmehraufwand-rechner" title="Verpflegungsmehraufwand-Rechner" width="100%" height="720" loading="lazy" style="border:1px solid #d9dbde;border-radius:0 0 20px 0"></iframe>
<p style="font-size:13px;margin-top:8px">Rechner von <a href="https://www.steuergenau.de/verpflegungsmehraufwand-rechner" target="_blank" rel="noopener">SteuerGenau</a></p>
<script>
window.addEventListener("message",function(e){
  if(e.origin!=="https://www.steuergenau.de")return;
  if(!e.data||e.data.type!=="steuergenau:height")return;
  var f=document.getElementById("steuergenau-verpflegungsmehraufwand-rechner");
  if(f&&f.contentWindow===e.source)f.style.height=e.data.height+"px";
});
</script>