Nebenkostenabrechnung prüfen: Wo Sie Geld zurückholen

Lohnt es sich, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen?

Ja, und zwar fast immer. Der Dienstleister Mineko fand bei über 80.000 ausgewerteten Abrechnungen in 93 Prozent mindestens einen Fehler. Die Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz kam bei einer Stichprobe auf 37 Prozent eindeutig fehlerhafte und weitere 32 Prozent klärungsbedürftige Abrechnungen. Die durchschnittliche Überzahlung liegt bei rund 515 Euro je Haushalt.

Das Prüfen kostet Sie eine halbe Stunde. Sie brauchen dafür nur die Abrechnung selbst, Ihren Mietvertrag und den Nachweis, wann die Abrechnung bei Ihnen ankam.

Bis wann muss der Vermieter abrechnen?

Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Endete der Zeitraum am 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung spätestens am 31. Dezember 2026 bei Ihnen sein. Kommt sie später, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, sofern er die Verspätung zu vertreten hat. Ein Guthaben müssen Sie trotzdem ausgezahlt bekommen.

Das steht in § 556 Abs. 3 BGB. Entscheidend ist der Zugang bei Ihnen, nicht das Datum auf dem Schreiben. Heben Sie deshalb den Umschlag auf.

Wie lange können Sie widersprechen?

Zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung. Erhielten Sie die Abrechnung am 1. März 2026, läuft Ihre Einwendungsfrist bis zum 1. März 2027. Danach sind Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Formale Fehler kann das Gericht im Einzelfall weiterhin berücksichtigen.

Welche Kosten darf der Vermieter nicht umlegen?

Zwei Blöcke fallen immer heraus: Verwaltungskosten und Instandhaltung. Beides schließt § 1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich aus. Genau diese beiden Posten sind der häufigste Grund, warum eine Abrechnung zu hoch ausfällt, denn auf dem Papier sehen sie aus wie normale Hauskosten.

Der Katalog in § 2 BetrKV ist abschließend. Was dort nicht steht, darf nur umgelegt werden, wenn es als sonstige Betriebskosten konkret im Mietvertrag benannt ist. Ein pauschaler Verweis auf sonstige Kosten genügt dafür nicht.

Nach welchem Schlüssel wird verteilt?

Ohne abweichende Vereinbarung nach Wohnfläche. Bewohnen Sie 70 von 700 Quadratmetern, entfallen 10 Prozent der Kosten auf Sie. Bei 20.000 Euro Gesamtkosten sind das 2.000 Euro. Steht auf Ihrer Abrechnung deutlich mehr, prüfen Sie, welcher Schlüssel angewendet wurde und ob er im Mietvertrag steht.

Andere Schlüssel wie Personenzahl oder Verbrauch sind zulässig, müssen aber vereinbart und in der Abrechnung erkennbar sein. Die gesetzliche Grundlage ist § 556a Abs. 1 BGB.

Wie müssen Heizkosten verteilt werden?

Zwischen 50 und 70 Prozent nach gemessenem Verbrauch, der Rest nach Fläche. Das schreibt § 7 Abs. 1 HeizkostenV vor. Rechnet Ihr Vermieter außerhalb dieser Spanne ab, etwa komplett nach Fläche, dürfen Sie Ihren Heizkostenanteil um 15 Prozent kürzen.

Das Kürzungsrecht steht in § 12 Abs. 1 HeizkostenV. Es gilt auch, wenn gar nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wurde, obwohl Messgeräte vorhanden sind.

Ein Rechenbeispiel mit vollen Zahlen

Eine Wohnung mit 70 Quadratmetern in einem Haus mit 700 Quadratmetern. Die Abrechnung weist 20.000 Euro Gesamtkosten aus und verlangt 2.600 Euro von Ihnen, bei 1.800 Euro Vorauszahlung also 800 Euro Nachzahlung. In den Gesamtkosten stecken 1.800 Euro Hausverwaltung und 900 Euro für eine Dachreparatur.

Aus 800 Euro Nachzahlung werden 70 Euro Guthaben. Der Unterschied von 870 Euro entsteht allein durch zwei Posten, die nicht umlagefähig sind, und durch die Rückrechnung auf den Flächenschlüssel.

Welche Fehler übersehen Mieter am häufigsten?

Vier Punkte fallen fast immer zuerst auf, wenn man systematisch prüft. Der Check oben geht sie in dieser Reihenfolge durch, weil der erste die Diskussion beenden kann.

• Die Frist. Eine zu späte Abrechnung schließt die Nachzahlung aus. Das prüfen Sie zuerst, bevor Sie sich in einzelne Posten vertiefen.
• Verwaltung und Reparaturen. Sie stehen selten unter diesem Namen da, sondern als Verwaltungspauschale, Objektbetreuung oder Instandhaltungsrücklage.
• Leerstand. Steht eine Wohnung leer, trägt der Vermieter deren Anteil. Verteilt er die Gesamtkosten nur auf die bewohnten Flächen, zahlen Sie zu viel.
• Belegeinsicht. Sie dürfen die Originalbelege sehen. Wird das verweigert, dürfen Sie die Nachzahlung nach § 273 BGB zurückhalten.

Wenn Sie Ihre Wohnkosten insgesamt einordnen wollen, hilft der Wohngeld-Rechner. Vermieten Sie selbst, rechnet der Mietrendite-Rechner die laufenden Kosten gegen die Mieteinnahmen. Und wenn Sie Handwerkerkosten selbst getragen haben, prüfen Sie den Steuerbonus im Handwerkerkosten-Rechner.

Wie schreiben Sie den Widerspruch?

Nennen Sie den Abrechnungszeitraum, listen Sie die beanstandeten Punkte mit Paragraf auf, und fordern Sie zweierlei: Belegeinsicht nach § 259 BGB und eine korrigierte Abrechnung. Setzen Sie eine Frist von vier Wochen. Der Check oben erzeugt diesen Text aus Ihren Eingaben.

Weitere Ansprüche, die sich mit einem Schreiben durchsetzen lassen, finden Sie unter Geld zurückholen. Die Grundsteuer, die als einziger Steuerposten umlagefähig ist, rechnet der Grundsteuer-Rechner nach.

Versenden Sie das Schreiben nachweisbar, etwa per Einwurf-Einschreiben. Fordern Sie noch keine bestimmte Summe zurück, solange Sie die Belege nicht gesehen haben, und behalten Sie sich weitere Einwendungen ausdrücklich vor.

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