Kleinunternehmerregelung 2026: Die 25.000-Euro-Grenze und wann sie mitten im Jahr kippt

Welche Umsatzgrenzen gelten 2026?

Sie sind 2026 Kleinunternehmer, wenn Ihr Gesamtumsatz 2025 nicht mehr als 25.000 Euro betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Beide Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. Grundlage ist Paragraf 19 UStG in der seit 2025 geltenden Fassung.

Die Umsätze sind seitdem echte Nettobeträge. Vorher war die alte 22.000-Euro-Grenze als Bruttowert zu verstehen, heute rechnen Sie die 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer. Das ist eine spürbare Erhöhung des tatsächlichen Spielraums.

Wer als Kleinunternehmer abrechnet, weist keine Umsatzsteuer aus und zieht keine Vorsteuer. Was auf einer Rechnung mit und ohne Umsatzsteuer steht, rechnet der Mehrwertsteuer-Rechner in beide Richtungen um.

Was passiert, wenn ich mitten im Jahr über 100.000 Euro komme?

Die Befreiung endet sofort, nicht erst zum Jahreswechsel. Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze von 100.000 Euro überschritten wird, ist umsatzsteuerpflichtig. Ab diesem Geschäft gilt die Regelbesteuerung für den Rest des Jahres.

Ein Beispiel: Sie liegen im November bei 95.000 Euro und schreiben im Dezember eine Rechnung über 10.000 Euro. Diese Rechnung ist bereits mit 19 Prozent Umsatzsteuer auszustellen, also über 11.900 Euro brutto. Die vorherigen Umsätze bleiben steuerfrei.

Beobachten Sie deshalb Ihren laufenden Umsatz monatlich, nicht erst zum Jahresabschluss. Wer die Grenze übersieht und ohne Umsatzsteuer abrechnet, schuldet sie trotzdem und zahlt sie aus der eigenen Tasche.

Was gilt im Gründungsjahr?

Im Jahr der Gründung gibt es kein Vorjahr, deshalb zählt allein die Grenze von 25.000 Euro für das laufende Jahr. Wird sie überschritten, endet die Befreiung ebenfalls sofort mit dem überschreitenden Umsatz.

Die früher übliche Hochrechnung auf zwölf Monate ist entfallen. Wer im Oktober gründet und bis Dezember 20.000 Euro umsetzt, bleibt Kleinunternehmer, obwohl das hochgerechnet 80.000 Euro im Jahr wären.

Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung entscheiden Sie sich bei der Anmeldung. Diese Entscheidung sollten Sie nicht nebenbei treffen, denn ein Verzicht bindet fünf Kalenderjahre. Welche Steuern insgesamt auf Sie zukommen, ordnet der Ratgeber Steuern als Selbstständiger 2026 ein.

Wann lohnt sich der Verzicht auf die Regelung?

Der Verzicht lohnt sich, wenn Sie hohe Anfangsinvestitionen haben oder überwiegend an Unternehmen liefern. Als Regelbesteuerer holen Sie sich die Vorsteuer aus allen Eingangsrechnungen zurück, als Kleinunternehmer bleibt dieses Geld beim Finanzamt.

Ein Beispiel: Wer im ersten Jahr 30.000 Euro netto in Ausstattung investiert, bekommt als Regelbesteuerer 5.700 Euro Vorsteuer erstattet. Bei Geschäftskunden, die die ausgewiesene Umsatzsteuer ohnehin ziehen, kostet der höhere Rechnungsbetrag Sie nichts an Wettbewerbsfähigkeit.

Umgekehrt ist die Kleinunternehmerregelung bei Privatkunden ein echter Preisvorteil von 19 Prozent. Eine Friseurin, eine Nachhilfelehrerin oder ein Fotograf mit Privatkundschaft kann denselben Endpreis verlangen und mehr behalten. Was am Ende an Steuern bleibt, zeigt der Selbstständigen-Rechner.

Was muss auf einer Kleinunternehmerrechnung stehen?

Alle Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG plus ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Ein Umsatzsteuersatz und ein Steuerbetrag dürfen nicht erscheinen, sonst schulden Sie die ausgewiesene Steuer nach Paragraf 14c UStG, auch wenn Sie Kleinunternehmer sind.

Der Hinweis kann lauten: Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG. Seit 2025 sind die Umsätze echt steuerfrei gestellt, statt wie früher nur nicht erhoben zu werden, was für Rechnungen ins EU-Ausland relevant ist.

Für Kleinunternehmer gelten außerdem erleichterte Regeln bei der E-Rechnung: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können, aber selbst keine ausstellen. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer, also auch für Sie.

Was zählt alles zum Gesamtumsatz?

Zum Gesamtumsatz zählen alle steuerbaren Umsätze aus Ihrer unternehmerischen Tätigkeit, zusammengerechnet über alle Betriebe hinweg. Sie haben nur einen Gesamtumsatz, auch wenn Sie drei verschiedene Tätigkeiten ausüben.

Nicht mitgerechnet werden bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa aus ärztlicher Tätigkeit oder Unterricht nach Paragraf 4 UStG, sowie Verkäufe von Anlagevermögen. Umsätze aus einer Vermietung sind je nach Art einzubeziehen oder nicht.

Der häufigste Fehler ist die getrennte Betrachtung zweier Standbeine. Wer 18.000 Euro als Grafiker und 12.000 Euro als Dozent umsetzt, liegt bei 30.000 Euro und damit über der Vorjahresgrenze, auch wenn jede Tätigkeit für sich unauffällig wirkt.

Was gilt für Umsätze im EU-Ausland?

Seit 2025 gibt es die EU-Kleinunternehmerregelung. Sie können die Befreiung auch in anderen Mitgliedstaaten in Anspruch nehmen, wenn Ihr unionsweiter Jahresumsatz 100.000 Euro nicht übersteigt und Sie am besonderen Meldeverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern teilnehmen.

Dafür erhalten Sie eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer mit dem Zusatz EX und geben vierteljährlich eine Umsatzmeldung ab. Ohne diese Teilnahme gelten im Ausland die dortigen Regeln, meist mit sofortiger Registrierungspflicht.

Bei digitalen Dienstleistungen an Privatkunden in der EU greift zusätzlich die Lieferschwelle von 10.000 Euro. Wer sie überschreitet, versteuert im Land des Kunden, wickelt das aber zentral über das One-Stop-Shop-Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern ab.

Wie wechsle ich sauber zur Regelbesteuerung?

Der Wechsel beginnt mit dem Datum, nicht mit der Rechnung. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Leistung, nicht der Rechnungsstellung. Eine im Dezember erbrachte Leistung bleibt steuerfrei, auch wenn Sie erst im Januar abrechnen.

Prüfen Sie den Vorsteuerabzug für vorhandene Wirtschaftsgüter. Nach Paragraf 15a UStG kann bei einem Wechsel der Besteuerungsform eine Berichtigung zu Ihren Gunsten möglich sein, für bewegliche Güter über fünf Jahre und für Immobilien über zehn Jahre.

Ab dem Wechsel geben Sie Umsatzsteuervoranmeldungen ab, im ersten und zweiten Jahr der Tätigkeit monatlich, danach richtet sich der Rhythmus nach der Zahllast des Vorjahres. Alle Termine stehen im Steuertermin-Kalender, die Grundzüge der Gewinnermittlung im Ratgeber EÜR.

Welche Aufzeichnungspflichten habe ich als Kleinunternehmer?

Auch ohne Umsatzsteuer müssen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben vollständig, zeitnah und geordnet aufzeichnen. Die Grundlage ist Paragraf 22 UStG für die umsatzsteuerliche Seite und Paragraf 4 Abs. 3 EStG für die Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung.

Praktisch heißt das: fortlaufend nummerierte Ausgangsrechnungen, alle Eingangsbelege, ein Nachweis über die Zahlungseingänge und eine laufende Umsatzsummierung, aus der sich jederzeit ablesen lässt, wie nah Sie an den Grenzen von 25.000 und 100.000 Euro sind.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt für Rechnungen und Buchungsbelege zehn Jahre nach Paragraf 147 AO. Belege müssen unveränderbar und lesbar gespeichert sein, eine reine Sammlung von Papierbelegen im Schuhkarton genügt den Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit nicht. Die Systematik der Gewinnermittlung erklärt der Ratgeber EÜR Schritt für Schritt.

Was ändert die Regelung an Einkommen- und Gewerbesteuer?

Nichts. Die Kleinunternehmerregelung betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer. Einkommensteuer auf den Gewinn fällt genauso an wie bei jedem anderen Selbstständigen, ab einem zu versteuernden Einkommen von 12.348 Euro.

Auch die Gewerbesteuer bleibt unberührt. Gewerbetreibende zahlen sie ab einem Gewerbeertrag von 24.500 Euro, Freiberufler nie. Die Kleinunternehmerregelung ändert an dieser Schwelle nichts, und ein Kleinunternehmer kann durchaus gewerbesteuerpflichtig werden, wenn der Gewinn hoch und der Umsatz niedrig ist.

Ebenso wenig befreit sie von der Pflicht, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abzugeben, von der Buchführung oder von der Abgabe der Steuererklärungen. Was insgesamt zu zahlen ist, rechnet der Selbstständigen-Rechner, die kommunale Belastung der Hebesatz-Finder.

Wie plane ich den Übergang zur Regelbesteuerung preislich?

Der Wechsel ist vor allem ein Preisproblem, kein Buchhaltungsproblem. Bei Privatkunden können Sie entweder den Bruttopreis halten und 19 Prozent Marge verlieren, oder den Nettopreis halten und für den Kunden 19 Prozent teurer werden.

Ein Beispiel: Wer bisher 100 Euro je Stunde ohne Umsatzsteuer abgerechnet hat, stellt danach entweder 84,03 Euro netto plus Umsatzsteuer in Rechnung, um beim selben Endpreis zu bleiben, oder 100 Euro netto plus Umsatzsteuer, also 119 Euro brutto. Im ersten Fall sinkt Ihr Ertrag um rund 16 Prozent.

Planen Sie den Übergang deshalb mit Vorlauf und kündigen Sie ihn Ihren Kunden an. Der Vorsteuerabzug gleicht einen Teil des Verlusts aus: Alle Eingangsrechnungen werden für Sie um 19 Prozent günstiger. Bei ausgabenintensiven Tätigkeiten kann der Wechsel unter dem Strich sogar vorteilhaft sein. Die Umrechnung in beide Richtungen erledigt der Mehrwertsteuer-Rechner.

Was melden Plattformen wie Etsy, Ebay und Airbnb ans Finanzamt?

Digitale Plattformen sind seit dem Plattformen-Steuertransparenzgesetz verpflichtet, Verkäufer an das Bundeszentralamt für Steuern zu melden. Die Meldeschwelle liegt bei mehr als 30 Verkäufen oder mehr als 2.000 Euro Umsatz je Plattform und Jahr.

Gemeldet werden Name, Anschrift, Steuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung sowie die Zahl der Transaktionen und die Vergütung je Quartal. Die Daten fließen automatisch in die Veranlagung ein und werden EU-weit ausgetauscht.

Die Meldung ist kein Beweis für Steuerpflicht. Wer privat gebrauchte Gegenstände verkauft, erzielt keine steuerbaren Umsätze, solange keine Wiederholungsabsicht und keine Gewinnerzielung vorliegt. Wer dagegen regelmäßig einkauft, um weiterzuverkaufen, ist Unternehmer und braucht die Kleinunternehmerregelung oder die Regelbesteuerung. Prüfen Sie die Schwelle rechtzeitig mit dem Mehrwertsteuer-Rechner und die Gewinnseite mit dem Selbstständigen-Rechner.

Welche Fehler kosten am meisten?

Der teuerste Fehler ist die zu späte Beobachtung der laufenden Grenze. Wer erst im Januar merkt, dass er im September die 100.000 Euro gerissen hat, muss die Umsatzsteuer für alle Rechnungen ab diesem Zeitpunkt nachzahlen, auch wenn er sie nie vereinnahmt hat.

Der zweite Fehler ist der versehentliche Steuerausweis. Wer aus Gewohnheit eine Rechnung mit 19 Prozent schreibt, schuldet den ausgewiesenen Betrag nach Paragraf 14c UStG, auch als Kleinunternehmer. Eine Berichtigung ist möglich, aber aufwendig.

Dritter Punkt: der Verzicht ohne Rechnung. Fünf Jahre Bindung sind lang. Rechnen Sie vorher beide Varianten durch, mit dem Mehrwertsteuer-Rechner für die Rechnungsbeträge, dem Gewerbesteuer-Rechner für die zweite Schwelle bei 24.500 Euro Gewerbeertrag und dem Selbstständigen-Rechner für die Gesamtbelastung.