Kleinunternehmerregelung 2026: 25.000 und 100.000 Euro unterscheiden

Für die inländische Kleinunternehmerregelung darf der maßgebliche Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben; im laufenden Jahr gilt eine Grenze von 100.000 Euro. Im Gründungsjahr ist die Grenze von 25.000 Euro maßgeblich. Es geht um Umsatzsteuer, nicht um eine Befreiung von Einkommensteuer oder sämtlichen Erklärungspflichten.

Welche Grenze prüfen Sie zuerst?

Nicht jede Kontobewegung und nicht jede denkbare Umsatzart gehört unverändert zum gesetzlichen Gesamtumsatz. Prüfen Sie insbesondere die gesetzlichen Ausnahmen. Der Gewinn nach Betriebsausgaben ist nicht die Umsatzgrenze.

Quellen: § 19 UStG: Kleinunternehmerregelung

Was bedeutet ein Umsatz knapp über 25.000 Euro?

Die Vorjahresgrenze wirkt zeitversetzt. Modell: Ihr Vorjahresumsatz lag unter 25.000 Euro. Im laufenden Jahr erzielen Sie 28.000 Euro. Da die laufende Grenze von 100.000 Euro eingehalten ist, bleiben Ihre Umsätze in diesem Jahr befreit. Weil der Umsatz dieses Jahres jedoch über 25.000 Euro liegt, können Sie die Befreiung im Folgejahr nicht mehr nutzen.

Planen Sie den Wechsel daher schon im Herbst: Preise für das neue Jahr, Rechnungsvorlagen, Buchhaltungssoftware und die Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen müssen ab dem 1. Januar passen. Bestehende Verträge mit Bruttopreisen sollten Sie daraufhin prüfen, ob Umsatzsteuer zusätzlich geschuldet ist oder im Preis enthalten sein muss.

Quellen: § 19 UStG: Kleinunternehmerregelung; § 18 UStG: Besteuerungsverfahren

Was gilt im Jahr der Gründung?

Nehmen Sie Ihre Tätigkeit im laufenden Jahr auf, gibt es noch keinen Vorjahresumsatz. Nach der seit 2025 geltenden Fassung des § 19 UStG darf der Gesamtumsatz im Gründungsjahr dann 25.000 Euro nicht überschreiten; die Grenze von 100.000 Euro spielt in diesem Jahr keine Rolle.

Modell: Sie gründen im Juli und erzielen bis Ende Oktober 22.000 Euro Umsatz. Ein Auftrag über 4.000 Euro im November führt zu 26.000 Euro und damit über die Grenze. Ab diesem Umsatz ist die Befreiung zu prüfen und in der Regel nicht mehr anwendbar, die bis dahin ausgeführten Umsätze bleiben befreit. Bleibt der Umsatz im Gründungsjahr dagegen bei 22.000 Euro, ist die Vorjahresgrenze für das Folgejahr eingehalten.

Geben Sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung realistische Umsatzerwartungen an. Wer bereits bei der Gründung mit einem Umsatz über 25.000 Euro rechnet, sollte Preise und Rechnungen von Anfang an auf die Regelbesteuerung ausrichten.

Quellen: § 19 UStG: Kleinunternehmerregelung

Was passiert beim Überschreiten der laufenden Grenze?

Die Befreiung endet grundsätzlich mit dem Umsatz, durch den die anwendbare laufende Grenze überschritten wird. Nicht nur der übersteigende Teil dieses Umsatzes ist betroffen. Frühere tatsächlich begünstigte Umsätze werden dadurch nicht einfach rückwirkend sämtlich steuerpflichtig.

Modell eines bestehenden Unternehmens mit Vorjahresumsatz unter 25.000 Euro: Bis Oktober bleibt der kumulierte Umsatz unter 100.000 Euro. Der Umsatz im November überschreitet die Grenze. Die steuerliche Behandlung dieses gesamten Umsatzes ist neu zu bestimmen. Ob eine zusätzlich geschuldete Umsatzsteuer dem Kunden nachberechnet werden kann, hängt auch von der Preisvereinbarung ab; „einfach 19 Prozent aufschlagen“ ist keine sichere allgemeine Lösung.

Quellen: § 19 UStG: Kleinunternehmerregelung

Wann ist ein Verzicht auf die Befreiung prüfenswert?

Bei hohen Investitionen und zum Vorsteuerabzug berechtigten Geschäftskunden kann die Regelbesteuerung sinnvoll sein. Bei Privatkunden zählen dagegen insbesondere vereinbarte Endpreise und Kosten. Ein Vorsteuerabzug entsteht nur, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Modell mit angenommenen Werten: 24.000 Euro Jahresumsatz, 6.000 Euro Kosten netto zuzüglich 1.140 Euro Umsatzsteuer. Die Tabelle zeigt, was nach Kosten und Umsatzsteuer übrig bleibt, bevor Einkommensteuer anfällt.

Bei Privatkunden mit festem Endpreis ist die Befreiung im Modell um 2.691,93 Euro günstiger. Bei vorsteuerabzugsberechtigten Geschäftskunden, die den Nettopreis zahlen, ist die Regelbesteuerung um die Vorsteuer von 1.140 Euro günstiger. Ein Verzicht auf die Befreiung bindet Sie nach § 19 UStG für mindestens fünf Kalenderjahre.

Quellen: § 19 UStG: Kleinunternehmerregelung; § 15 UStG: Vorsteuerabzug

Wie rechnen Sie Preise beim Wechsel richtig?

Als Kleinunternehmer ist Ihr Preis gleichzeitig der Endpreis. Verlangen Sie 1.000 Euro und wechseln in die Regelbesteuerung, sind bei gleichem Endpreis nur 840,34 Euro Ihr Nettoerlös, 159,66 Euro gehen als Umsatzsteuer an das Finanzamt. Um weiterhin 1.000 Euro netto zu erhalten, müssten Sie 1.190 Euro verlangen.

Ob der ermäßigte Satz von 7 Prozent statt 19 Prozent gilt, hängt von der Leistung ab, nicht vom Status als früherer Kleinunternehmer. Rechnen Sie Ihre Preise mit dem zutreffenden Steuersatz neu durch.

Quellen: § 19 UStG: Kleinunternehmerregelung; § 12 UStG: Steuersätze

Welche organisatorischen Schritte verhindern Fehler?

• Umsatzentwicklung fortlaufend anhand der gesetzlichen Gesamtumsatzdefinition beobachten.
• Rechnungen mit Name und Anschrift beider Seiten, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, Entgelt und einem Hinweis auf die Kleinunternehmerbefreiung erstellen; § 34a UStDV regelt die vereinfachte Rechnung für Kleinunternehmer.
• Umsatzsteuer nicht unberechtigt gesondert ausweisen.
• Gründungsjahr und Folgejahre getrennt prüfen.
• Den Empfang elektronischer Rechnungen sicherstellen, der seit 2025 grundsätzlich allen Unternehmern möglich sein muss.
• Bei Auslandsumsätzen die zusätzlichen Orts-, Melde- und Besteuerungsregeln klären.

Wer als Kleinunternehmer dennoch Umsatzsteuer in einer Rechnung ausweist, schuldet diesen Betrag nach § 14c UStG. Die inländische Befreiung ist keine pauschale Befreiung von allen umsatzsteuerlichen Sonderpflichten. Auch die EU-Kleinunternehmerregelung nach § 19a UStG ist ein eigenes Verfahren und darf nicht mit der deutschen Umsatzgrenze gleichgesetzt werden.

Quellen: § 19 UStG: Kleinunternehmerregelung; § 14c UStG: Unrichtiger Steuerausweis; § 19a UStG: Besonderes Meldeverfahren; § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen; § 34a UStDV: Rechnungen für Kleinunternehmer

Häufige Fragen

Kann ich die Grenze je Nebentätigkeit nutzen?

Die Tätigkeiten derselben unternehmerischen Person werden für den maßgeblichen Gesamtumsatz grundsätzlich zusammen betrachtet. Gesetzlich ausgenommene Umsätze müssen gesondert geprüft werden.

Quellen: § 19 UStG: Kleinunternehmerregelung

Entfallen dadurch Einkommensteuer und EÜR?

Nein. Die Kleinunternehmerregelung betrifft Umsatzsteuer. Gewinnermittlung und Einkommensteuer sind getrennte Fragen.

Quellen: § 19 UStG: Kleinunternehmerregelung

Zählt die Grenze nach Umsatz oder nach Gewinn?

Nach Umsatz. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 UStG, nicht der Gewinn nach Abzug der Betriebsausgaben. Wer 30.000 Euro umsetzt und nur 10.000 Euro Gewinn erzielt, überschreitet die Vorjahresgrenze.

Quellen: § 19 UStG: Kleinunternehmerregelung

Kann ich nach einem Verzicht sofort wieder zurückwechseln?

Nein. Der Verzicht auf die Kleinunternehmerbefreiung bindet für mindestens fünf Kalenderjahre. Prüfen Sie die Entscheidung deshalb mit einer mehrjährigen Umsatz- und Investitionsplanung.

Quellen: § 19 UStG: Kleinunternehmerregelung

Muss ich Umsatzsteuer nachzahlen, wenn ich versehentlich 19 Prozent ausgewiesen habe?

Ein unberechtigter Steuerausweis führt nach § 14c UStG dazu, dass der ausgewiesene Betrag geschuldet wird. Eine Berichtigung der Rechnung ist unter den gesetzlichen Voraussetzungen möglich.

Quellen: § 14c UStG: Unrichtiger Steuerausweis

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen verwenden?

Empfangen können müssen seit 2025 grundsätzlich alle Unternehmer elektronische Rechnungen, auch Kleinunternehmer. Für das Ausstellen gelten für Kleinunternehmer Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht; die Einzelheiten regeln § 14 UStG und § 34a UStDV.

Quellen: § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen; § 34a UStDV: Rechnungen für Kleinunternehmer

Passende Rechner und nächste Schritte

• Netto, Brutto und Umsatzsteuer berechnen
• Gewinn mit der EÜR ermitteln
• Steuern als Selbstständiger planen

Quellen und Berechnungsgrundlage

Die Beispiele beziehen sich auf 2026, soweit beim jeweiligen Beispiel kein anderes Jahr genannt ist. Hypothetische Eingaben sind als solche gekennzeichnet. Allgemeine Information; keine individuelle Steuerberatung.

• § 19 UStG: Kleinunternehmerregelung
• § 15 UStG: Vorsteuerabzug
• § 14c UStG: Unrichtiger Steuerausweis
• § 19a UStG: Besonderes Meldeverfahren
• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
• § 18 UStG: Besteuerungsverfahren
• § 12 UStG: Steuersätze
• § 34a UStDV: Rechnungen für Kleinunternehmer