Welche Belege Sie brauchen und wie lange

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Belege reichen Sie seit 2017 nicht mehr mit ein, sondern legen sie nur auf Anforderung vor. Bewahren Sie sie mindestens bis zur Bestandskraft des Bescheids auf, also über die einmonatige Einspruchsfrist hinaus. Ihre Mitwirkungspflicht ergibt sich aus § 90 AO.

Aus der Belegvorlage wurde die Belegvorhaltung

Seit der Modernisierung des Besteuerungsverfahrens müssen Sie Nachweise nicht mehr unaufgefordert beifügen. § 150 AO regelt Form und Inhalt der Erklärung, § 90 AO Ihre Mitwirkungspflicht. Das Finanzamt darf Belege anfordern, und tut es bei ungewöhnlichen Positionen auch.

Wer keine Nachweise vorlegen kann, verliert den Abzug. Die Beweislast für steuermindernde Umstände liegt beim Steuerpflichtigen. Das ist der eigentliche Grund, Belege zu sortieren.

Welcher Posten braucht welchen Nachweis?

Posten	Nachweis	Was oft fehlt
Entfernungspauschale	Angabe von Strecke und Arbeitstagen, Arbeitgeberbescheinigung bei Nachfrage	plausible Zahl der Arbeitstage
Arbeitsmittel	Rechnung mit Datum und Gegenstand	Begründung der beruflichen Nutzung
Tage zu Hause	eigene Aufzeichnung, Bestätigung des Arbeitgebers	Abgleich mit den Pendeltagen
Fortbildung	Rechnung, Teilnahmebestätigung	Nachweis über Zuschüsse
Doppelte Haushaltsführung	beide Mietverträge, Zahlungsnachweise für den Haupthaushalt	Beleg der finanziellen Beteiligung
Bewerbungen	Liste mit Datum und Adressat, Quittungen	die Liste selbst

Wie lange aufbewahren?

Als Arbeitnehmer trifft Sie keine handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht. Praktisch sinnvoll ist es, die Unterlagen so lange zu behalten, bis der Bescheid bestandskräftig ist. Die Einspruchsfrist beträgt einen Monat nach Bekanntgabe. Solange der Bescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung oder vorläufig ergeht, kann er länger geändert werden.

Digitale Belege genügen. Ein Ordner je Kalenderjahr mit den Unterordnern Fahrten, Arbeitsmittel, Fortbildung und Sonstiges reicht für die allermeisten Fälle.

Das Wichtigste

Belege werden vorgehalten, nicht eingereicht
Die Beweislast für steuermindernde Umstände liegt bei Ihnen
Aufbewahren bis zur Bestandskraft, die Einspruchsfrist beträgt einen Monat

Quellen

Zuletzt geprüft: 28. Juli 2026