Dienstreisen und Auswärtstätigkeit abrechnen

Warum Dienstreisen günstiger sind als der Arbeitsweg

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig werden. Dafür gelten die Reisekostengrundsätze und nicht die Entfernungspauschale.

Welche Posten gehören zu einer Dienstreise?

• Fahrtkosten. Entweder der pauschale Kilometersatz nach § 9 EStG oder die anteiligen tatsächlichen Kosten Ihres Fahrzeugs, ermittelt aus Abschreibung, Versicherung, Steuer und laufenden Kosten.
• Übernachtungskosten. In tatsächlicher Höhe, belegt durch die Hotelrechnung. Enthaltenes Frühstück wird herausgerechnet.
• Verpflegungsmehraufwand. Pauschalen nach § 9 Absatz 4a EStG, gestaffelt nach Abwesenheitsdauer. Details in Modul 5.
• Reisenebenkosten. Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung, beruflich veranlasste Telefonate.

Was der Arbeitgeber bereits erstattet hat

Erstattungen des Arbeitgebers für Reisekosten sind nach § 3 Nummer 16 EStG steuerfrei, soweit sie die abziehbaren Beträge nicht übersteigen. Was steuerfrei erstattet wurde, dürfen Sie nicht zusätzlich als Werbungskosten ansetzen. Abziehbar bleibt nur die Differenz.

Rechnet Ihr Arbeitgeber weniger ab als das Gesetz zulässt, holen Sie den Rest über die Anlage N zurück. Prüfen Sie dafür die Reisekostenabrechnungen des Jahres gegen den Verpflegungsmehraufwand-Rechner.